Le défaut de signature d’une soumission, une irrégularité mineure ?
par Me Denis Lemieux et Me Pierre Giroux
La signature du soumissionnaire constitue un élément essentiel du processus d’appel d’offres puisqu’elle permet à l’Administration de s’assurer de l’identité de son cocontractant potentiel et de son consentement explicite à son engagement. Plusieurs textes réglementaires prévoient que l’existence d’une signature requise fait partie des conditions de conformité dont l’inobservance entraîne le rejet automatique d’une soumission. Mais qu’en est-il lorsque les règles applicables n’établissent pas clairement qu’il en est ainsi ? Un jugement récent de la Cour d’appel apporte — sur division — un élément de réponse à cette question.
Faits :
La petite municipalité de Sainte-Euphémie-sur-Rivière-du-Sud a publicisé un appel d’offres pour le déneigement des chemins.
Lors de l’ouverture des soumissions, il est apparu que la plus basse soumission, celle de Déneigement Robert Mercier, ne comportait aucune signature. Monsieur Mercier a été invité à signer séance tenante les documents où cette signature était prescrite. Il a alors indiqué aux personnes présentes qu’il avait transmis par inadvertance une copie de sa soumission, ayant conservé l’original dûment signé dans son dossier.
L’octroi du contrat à monsieur Mercier a été contesté par le deuxième plus bas soumissionnaire, monsieur Raby.
Saisie par voie de jugement déclaratoire, la Cour supérieure a conclu que la plus basse soumission n’était pas conforme et que celle de monsieur Raby était la plus basse conforme selon le cahier des charges. La municipalité et monsieur Mercier se sont pourvus en appel de ce jugement.
Jugé :
La Cour d’appel a, sur division, infirmé le jugement de première instance.
S’exprimant pour la majorité, monsieur le juge Rochette a rappelé l’exigence d’égalité de traitement qui s’impose au donneur d’ouvrage dans la mesure prévue par les règles de l’appel d’offres.
L’avis aux soumissionnaires prévoyait que « seules les soumissions identifiées clairement sur l’enveloppe, présentées sur les formules préparées à cet effet et remises sous pli cacheté seront considérées ».
Cet avis prévoyait aussi que tout soumissionnaire qui modifierait de sa propre initiative l’esprit ou la forme du contenu des documents de soumission verrait sa soumission automatiquement rejetée.
La formule de soumission prévoyait que celle-ci devait être expédiée sous pli cacheté en un exemplaire signé. Toute soumission comportant une irrégularité pouvait être rejetée « mais la Municipalité peut passer outre à tout vice de forme mineure lorsqu’elle est d’avis que les meilleurs intérêts de la Municipalité seront servis par une telle décision. ».
Selon la majorité, le défaut de signature ne constitue pas une cause de rejet péremptoire comme serait le fait de ne pas utiliser les formules de soumission ou de modifier l’esprit ou la forme des documents de soumission.
Une municipalité n’est pas obligée de rejeter une soumission non conforme qui ne comporte qu’une irrégularité mineure. Pour être qualifiée de mineure, une irrégularité ne doit pas avoir d’effet sur le prix de la soumission ou porter sur une exigence de fond de l’appel d’offres.
En l’espèce, la municipalité avait tout intérêt à choisir le plus bas soumissionnaire. Comme le défaut de signature était une irrégularité mineure, la municipalité pouvait choisir d’en permettre la correction. En ce faisant, elle traitait tous les soumissionnaires équitablement et sur un pied d’égalité.
Dans le présent cas, la soumission est clairement identifiée, même si elle n’est pas signée. En outre, à l’ouverture de la soumission de monsieur Mercier, aucune soumission n’avait encore été déclarée conforme et l’on ne pouvait savoir qui obtiendrait le contrat.
Monsieur le juge Rochette indique que la municipalité aurait pu décider de rejeter cette soumission. Dans ce cas, monsieur Mercier n’aurait pu forcer la municipalité à lui accorder le contrat. La clause de réserve utilisée pour passer outre à l’irrégularité était à l’avantage exclusif de cette dernière.
La présence de monsieur Mercier à l’ouverture des soumissions manifeste qu’il consentait à son offre.
Dans une forte opinion dissidente, monsieur le juge Giroux rappelle le formalisme souvent rigoureux qui entoure l’adjudication des contrats municipaux.
Il est d’accord avec le fait que les conditions de l’appel d’offres sont essentielles ou mineures, selon le cas. Les exigences dites mineures peuvent être écartées par la municipalité.
Monsieur le juge Giroux admet aussi que le défaut de signature ne constituait pas un cas de rejet péremptoire de la soumission selon les termes des documents d’appel d’offres. Toutefois, certaines exigences sont tellement essentielles que leur inobservance ne peut rendre la soumission conforme, quelle que soit la latitude que confère la clause de réserve.
En l’espèce, « la signature représente plus qu’une formalité mineure, elle constitue la confirmation de l’engagement de l’appelant lui-même aux conditions de l’appel d’offres et du fait que cet engagement résulte d’un consentement valide. » (par. 45).
De plus, monsieur Mercier n’avait pas signé le formulaire relatif à la disponibilité en tout temps de l’équipement nécessaire aux travaux d’entretien des chemins d’hiver. La signature requise vise une attestation de véracité de l’information fournie dans le formulaire prescrit. Monsieur Mercier n’avait donc signé aucun engagement à cet effet.
Dans les circonstances, la signature du soumissionnaire était un élément essentiel et non une simple formalité mineure. En ne signant ni la soumission ni le formulaire, un soumissionnaire ne s’engageait pas légalement à conclure le contrat selon les conditions prescrites. En permettant à ce soumissionnaire de compléter sa soumission après la date et l’heure de fermeture, la municipalité a violé le principe de l’égalité entre les soumissionnaires. Il s’agit par ailleurs d’une acceptation tardive de cette soumission alors que le cahier des charges prévoyait que toute soumission reçue tardivement ne serait pas considérée.
Le fait que l’on ne pouvait savoir quels seraient les prix soumis dans les autres soumissions non encore ouvertes ne constitue pas un motif pour permettre à l’un des soumissionnaires de remédier à une omission de signature.
Commentaires :
Ce jugement nous paraît constituer un cas d’espèce tranché en équité. Il est possible que dans certaines situations, le principe de stricte égalité de traitement soit tempéré par une entorse à cette égalité formelle qui tienne compte de circonstances particulières.
Toutefois, monsieur le juge Giroux a bien montré que l’exigence de la signature du soumissionnaire est loin d’être à caractère accessoire ou secondaire. Cette signature est un élément primordial pour assurer qu’un soumissionnaire est véritablement lié par sa soumission.
Que se serait-il passé si monsieur Mercier n’avait pas été présent lors de l’ouverture publique des soumissions ? Aurait-on alors considéré que le défaut de signature était mineur ? Probablement pas. Sans cette présence — qui n’était pas requise — il y a fort à parier que la majorité de la Cour d’appel aurait abondé dans le sens du membre dissident de la formation.
Par ailleurs, ce jugement ne saurait être invoqué lorsque les règlements applicables ou les termes d’un appel d’offres indiquent clairement que le défaut de signature entraîne la non-considération de la soumission.
Sainte-Euphémie-sur-la-Rivière-du-Sud (Municipalité) c. Raby
J.E. 2008-1886 (C.A.)
Réf. : 7-050, 8-420
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