Introduction
Il est d'usage à CCH Canadienne Limitée (CCH) de protéger les renseignements personnels et la sécurité des dossiers des clients, des auteurs et des employés. Nous sommes déterminés à remplir nos obligations aux termes des lois canadiennes sur la confidentialité des données, notamment de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ainsi que des lois provinciales applicables. Nous adhérons aux principes de la protection des renseignements personnels énoncés ci-dessous, lesquels régissent notre façon de recueillir, d'utiliser, de conserver et de divulguer les renseignements personnels que nous obtenons au cours du développement, des ventes, de la promotion et de la distribution de nos produits ou en cours d'emploi.
Dans la présente politique, l'expression « renseignements personnels » veut dire de toute information concernant une personne identifiable, à savoir les dossiers d'employés et les renseignements sur un client ou un auteur, mais elle ne comprend pas les nom, titre, adresse commerciale, numéro de téléphone d'affaires, numéro de télécopieur d'entreprise et adresse de courriel professionnelle de l'employé d'une organisation.
Politique concernant la protection des renseignements personnels
Nous recueillerons, utiliserons, conserverons et divulguerons les renseignements personnels conformément aux principes de protection des renseignements personnels énoncés ci dessous :
1. Imputabilité
La responsabilité globale d'assurer que nous nous conformons aux lois sur la protection des données
personnelles et à la présente politique relève du Vice-président, finances et administration, soit
notre dirigeant en matière de protection des renseignements personnels; cependant, d'autres personnes
au sein de CCH s'acquittent de responsabilités à l'égard de la collecte et du traitement quotidiens
des renseignements personnels et peuvent être déléguées pour agir pour le compte du dirigeant.
Nous sommes responsables des renseignements personnels en notre possession ou sous notre garde,
y compris les renseignements personnels que nous pouvons transférer à des tiers à des fins de
traitement. Nous exigerons de nos fournisseurs qu'ils se conforment à des obligations contractuelles
qui soient compatibles avec nos politiques en matière de protection des renseignements personnels et
de sécurité. Nous interdirons à nos fournisseurs de services d'utiliser des renseignements personnels
à des fins autres que celles pour lesquelles ils leur sont expressément fournis.
2. Établissement des fins d'utilisation
Avant la collecte ou au moment de celle-ci, nous déterminerons les raisons pour lesquelles nous
planifions utiliser les renseignements personnels. Selon la manière dont l'information personnelle
sera recueillie, cela pourra se faire verbalement ou par écrit. CCH Canadienne Limitée pourra utiliser
l'information recueillie aux fins suivantes :
I. expédier un produit ou fournir des services aux clients;
II. donner aux clients l'accès aux produits Internet de CCH;
III. répondre aux demandes des clients concernant leurs comptes et d'autres services;
IV. comprendre les besoins de nos clients et de nos clients éventuels, et leur offrir des produits et services pour satisfaire à ces besoins;
V. effectuer des vérifications de crédit à l'égard des clients ou des clients éventuels;
VI. satisfaire aux obligations juridiques.
À moins d'être tenus par la loi, nous n'utiliserons pas les renseignements personnels à une nouvelle
fin sans la connaissance ni le consentement de la personne qui fait l'objet des renseignements en question.
3. Consentement
Les renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou divulgués qu'avec le consentement de
la personne, sauf dans certaines circonstances permises ou requises par la loi. La manière d'obtenir
le consentement variera selon la nature délicate des renseignements. Nous obtiendrons consentement
chaque fois que les renseignements personnels en question sont réputés être de nature délicate, comme
les renseignements sur le revenu ou la santé.
Nous tenterons généralement d'obtenir le consentement pour l'utilisation ou la divulgation
de renseignements personnels, au moment de la collecte. Cependant, nous chercherons à obtenir un
consentement additionnel, après la collecte, si les renseignements sont nécessaires à une nouvelle fin.
Dans certaines circonstances, il serait inapproprié d'obtenir un consentement. La Loi fédérale
sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ainsi que les lois
provinciales à ce sujet prévoient des exceptions lorsqu'il est impossible ou irréalisable d'obtenir
un consentement.
4. Limitation de la collecte
Nous recueillerons des renseignements personnels par des moyens justes et légaux et limiterons la
quantité et le genre de renseignements personnels que nous recueillons à ceux qui sont nécessaires
aux fins établies.
5. Limitation de l'usage, de la divulgation et de la conservation
Nous n'utiliserons ni ne divulguerons de renseignements personnels à des fins autres que celles pour
lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou tel que requis par la
loi. CCH Canadienne Limitée peut vendre et/ou échanger des listes de clients à des entreprises et à
des organisations tierces sélectionnées qui satisfont à nos exigences en matière de sécurité et de
confidentialité. Ces listes ne comporteront aucun renseignement personnel et ne comprendront pas
d'information en matière de crédit ou de transaction. Sous réserve de toute exigence commerciale,
juridique ou réglementaire applicable, nous nous assurerons que les données soient détruites de façon
sûre, qu'elles soient effacées ou rendues anonymes.
6. Sociétés affiliées avec lesquelles nous partageons des renseignements
CCH Canadienne Limitée peut fournir des renseignements personnels à des sociétés affiliées.
Ces dernières font partie de la famille des entreprises que regroupe Wolters Kluwer nv, notamment
CCH Incorporated, Aspen Publishers Inc., CCH - Legal Information services, Bankers System Inc.
Pour une liste complète de nos sociétés affiliées, veuillez vous reporter au site Web de Wolters
Kluwer au www.wolterskluwer.com
7. Exactitude
Nous ferons tout en notre pouvoir pour nous assurer que les renseignements personnels utilisés de
façon continue et ceux utilisés pour prendre une décision au sujet d'une personne soient aussi exacts,
complets et à jour que nécessaire pour les fins prévues.
8. Mesures de protection
Nous protégerons les renseignements personnels en utilisant des mesures de protection qui soient
appropriées au niveau de sensibilité de l'information. Ces mesures protégeront les renseignements
personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'usage ou la
modification, quel que soit le format sous lequel l'information est conservée. Nous prendrons soin
de disposer des renseignements personnels ou de les détruire de manière à empêcher que des parties
non autorisées obtiennent accès à l'information. Au nombre des méthodes de protection que nous
utiliserons, citons les mesures physiques (par exemple, les autorisations de sécurité et la limitation
d'accès à nos bureaux sur justification seulement), les mesures organisationnelles (par exemple,
habilitations de sécurité et limitation d'accès obligatoires) et les mesures technologques
(par exemple, l'utilisation de mots de passe et de chiffrement). Nous exigerons également de
nos fournisseurs externes qu'ils offrent un niveau de protection des renseignements personnels
comparable à celui que nous leur offrirons.
Accès individuel
Moyennant une demande écrite, nous informerons une personne de l'existence, de l'utilisation et de la
divulgation de ses renseignements personnels et lui donnerons un accès raisonnable à cette information.
Nous pourrions refuser l'accès pour des raisons légalement admissibles comme le coût prohibitif d'un
tel accès, la référence à d'autres personnes dans cette information, ou l'interdiction de divulguer
pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale. Nous informerons la personne de
toute raison pour laquelle sa demande d'accès est refusée.
Si une personne réussit à démontrer l'inexactitude ou la nature incomplète des renseignements
personnels que nous détenons, nous corrigerons ou mettrons l'information à jour au besoin.
Demande d'enquête ou dépôt de plaintes
Nous enquêterons sur toute plainte écrite et répondrons à toute demande écrite. Si nous établissons qu'une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures appropriées pour la résoudre.
Pour demander une abstention ou l'accès à vos renseignements, signaler l'inexactitude de renseignements ou déposer une plainte, veuillez vous adresser à :
Allan Orr
Vice-président, finances et administration
CCH Canadienne Limitée
300 - 90 avenue Sheppard Est
Toronto (Ontario) M2N 6X1
Télécopieur : (416) 224-1067
Courriel : aorr@cch.ca
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